Abschnitt I.
Geschäftspartnerinformation zum Datenschutz
Im Folgenden informieren wir Sie über die Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zustehenden Rechte uns gegenüber in den in Punkt IV benannten Fällen.
1. Verantwortlicher, Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten
(1) „Verantwortlicher“ für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die
ines GmbH
Max-Stromeyer-Straße 160
78467 Konstanz
E-Mail: info@ines.ch
Telefon: 07531 9429520
(2) Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Beauftragter für den Datenschutz
c/o ines GmbH
Max-Stromeyer-Straße 160
78467 Konstanz
E-Mail: datenschutz@ines.ch
2. Datenverarbeitungsinformation
Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen nur im Rahmen gesetzlicher Erlaubnistatbestände oder auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung und unter Beachtung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze zur Verarbeitung personenbezogener Daten und dem Datenschutz.
Abschnitt II.
Spezielle Verarbeitung personenbezogener Daten
II.a Datenverarbeitung von Geschäftspartnern
1. Betroffenenkategorie
Kunden, Lieferanten, Auftragnehmer, Dienstleister, Interessenten, freie Mitarbeiter
2. Datenkategorien
Relevante personenbezogene Daten können Stammdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Vertrags- und Auftragsdaten, Analysedaten, Betreuungsdaten, Bonitätsdaten und Bankdaten sein.
3. Zweck der Verarbeitung
Der Zweck der Verarbeitung richtet sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt oder den Dienstleistungen und kann auch die damit einhergehende Beratung, Betreuung und Dokumentation umfassen. Wir verarbeiten die Daten unserer Geschäftspartner zum Beispiel
– zur Vertrags- und Auftragsanbahnung, -annahme und -abwicklung,
– im Interesse eines umfassenden Geschäftspartnermanagements,
– zur eindeutigen Identifizierung, zur Bewertung von Bonitäten und Sicherheiten,
– zur Planung und Organisation unserer Geschäftsprozesse,
– zur Klärung und Abwicklung von Forderungen und der Bearbeitung von Reklamationen,
– zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften,
– zur IT-Sicherheit sowie
– zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und der Betrugsprävention.
4. Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO bei Erteilung einer Einwilligung in die Verarbeitung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines Vertrags mit dem Geschäftspartner oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf dessen Anfrage hin erfolgen, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO in Fällen, in denen die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter.
5. Berechtigtes Interesse
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in unserem berechtigten Interesse der Planung und Organisation unserer Geschäftsprozesse, unserer Netz- und Informationssicherheit, des Geschäftspartnermanagements, der zentralen Datenverwaltung sowie der Betrugsprävention und Rechtsdurchsetzung.
6. Empfängerkategorien
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Geschäftspartnern oder zur Erfüllung gesetzlichen Pflichten brauchen oder diese gestützt auf unser berechtigtes Interesse verarbeiten dürfen.
Die Daten können von uns zudem an Dritte weitergegeben werden, sofern der Geschäftspartner vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt hat, wir gesetzlicher hierzu verpflichtet sind, eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis besteht oder ein berechtigtes Interesse unsererseits an der Übermittlung besteht. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO im Falle einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO im Falle einer rechtlichen Verpflichtung und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.
Zudem geben wir die Daten gegebenenfalls an Auftragsverarbeiter weiter, die uns bei der Vertragsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten unterstützen. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht und werden von uns nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet.
7. Datenquellen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung oder Durchführung unserer Geschäftsbeziehung von unseren Geschäftspartnern erhalten. Soweit für die Erbringung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich, verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen oder von staatlichen Stellen zulässigerweise erhalten haben oder die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Grundbücher, Presse, Medien, Internet) gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
8. Drittlandsübermittlung
Eine Übermittlung personenbezogener Daten unserer Geschäftspartner in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur im Rahmen von Auftragsverarbeitungen statt, soweit dies zur Erfüllung der Vertragsbeziehung mit dem Geschäftspartner erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Geschäftspartner eingewilligt hat. Eine Übermittlung ist in diesen Fällen nur zulässig, wenn die Europäische Kommission für das betroffene Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat oder sofern geeignete Garantien vorgesehen sind und dem Betroffenen durchsetzbare Rechte sowie wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
9. Pflicht zur Bereitstellung
Wir erheben grundsätzlich nur die Daten, die gesetzlich vorgeschrieben oder zum Vertragsabschluss, vorvertraglich zu dessen Vorbereitung oder dessen anschließender Durchführung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir regelmäßig nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit dem Geschäftspartner abzuschließen oder durchzuführen, die Geschäftsbeziehung mit diesem zu begründen oder aufrecht zu erhalten oder z.B. Anfragen oder Kontakte zu bearbeiten.
In allen anderen Fällen sind unsere Geschäftspartner nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung freiwilliger Daten verbunden. Allerdings kann die Nichtbereitstellung im Einzelfall zum Beispiel die Kommunikation erschweren bzw. verzögern.
10. Speicherdauer
Personenbezogene Daten unserer Geschäftspartner werden zu den oben genannten Zwecken so lange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht oder rechtliche Verpflichtungen sowie etwaige daraus resultierende Ansprüche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.
II.b Datenverarbeitung von Ansprechpartnern bei Geschäftspartnern
1. Betroffenenkategorie
Ansprechpartner bei Geschäftspartnern
2. Datenkategorien
Relevante personenbezogene Daten können Stammdaten, Adressdaten, Kommunikationsdaten, Beschäftigungsdaten, Analysedaten und Betreuungsdaten sein.
3. Zweck der Verarbeitung
Kommunikation z.B. per E-Mail, Telefon, Telefax und Post sowie persönlichen Kommunikation im Rahmen der Begründung, Durchführung, Ausbau oder Beendigung der Geschäftsbeziehung mit dem Geschäftspartner.
4. Rechtsgrundlage
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO bei Erteilung einer Einwilligung in die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO in Fällen, in denen die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter.
5. Berechtigtes Interesse
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ansprechpartnern bei unseren Geschäftspartnern in unserem berechtigten Interesse, die Geschäftsbeziehung mit unseren Geschäftspartnern einzuleiten, durchzuführen oder auszubauen und hierbei persönlichen Kontakt mit den Ansprechpartnern unseres Geschäftspartners zu halten.
6. Empfängerkategorien
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Geschäftspartnern oder zur Erfüllung gesetzlichen Pflichten brauchen oder diese gestützt auf unser berechtigtes Interesse verarbeiten dürfen.
Die Daten können von uns zudem an Dritte weitergegeben werden, sofern der Ansprechpartner zuvor ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt hat, wir gesetzlicher hierzu verpflichtet sind, eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis besteht oder ein berechtigtes Interesse unsererseits an der Übermittlung besteht. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO im Falle einer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO im Falle einer rechtlichen Verpflichtung und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen.
Zudem geben wir Ihre Daten gegebenenfalls an Auftragsverarbeiter weiter, die uns bei der Vertragsabwicklung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten unterstützen. Diese sind jeweils sorgfältig ausgesucht und werden von uns nach Art. 28 DS-GVO verpflichtet.
7. Datenquellen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Ansprechpartner unserer Geschäftspartner, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Geschäftspartnern oder direkt von den jeweiligen Ansprechpartnern bei unseren Geschäftspartnern erhalten. Soweit für die Erbringung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich, verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Grundbücher, Presse, Medien, Internet) gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
8. Drittlandsübermittlung
Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur statt, soweit dies zur Erfüllung der Vertragsbeziehung mit dem jeweiligen Geschäftspartner erforderlich ist, dies gesetzlich vorgeschrieben ist, der betroffene Ansprechpartner hierzu seine Einwilligung erteilt hat oder im Rahmen von Auftragsverarbeitungen. Eine Übermittlung ist in diesen Fällen nur zulässig, wenn die Europäische Kommission für das betroffene Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat oder sofern geeignete Garantien vorgesehen sind und dem Betroffenen durchsetzbare Rechte sowie wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
9. Pflicht zur Bereitstellung
Wir erheben grundsätzlich nur die Daten, zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir regelmäßig nicht in der Lage sein, die Geschäftsbeziehung mit dem jeweiligen Geschäftspartner zu begründen, durchzuführen oder aufrecht zu erhalten oder z.B. Anfragen oder Kontakte des Ansprechpartners zu bearbeiten.
Soweit nicht gesetzlich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss oder dessen anschließender Durchführung mit dem Geschäftspartner erforderlich, sind unsere Ansprechpartner bei diesem nicht verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. Es sind keine negativen Konsequenzen mit der Nichtbereitstellung freiwilliger Daten verbunden. Allerdings kann die Nichtbereitstellung im Einzelfall zum Beispiel die Kommunikation erschweren bzw. verzögern.
10. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden zu den oben genannten Zwecken so lange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht oder rechtliche Verpflichtungen sowie etwaige daraus resultierende Ansprüche und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.
Abschnitt III.
Ihre Betroffenenrechte
Sie haben uns gegenüber nach Art. 15 Abs. 1 DS-GVO das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten sowie gemäß Art. 16 DS-GVO auf Berichtigung unrichtiger Daten oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO genannten Gründe vorliegt. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DS-GVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben nach Art. 22 DS-GVO das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, haben Sie gem. Art. 77 DS-GVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat, in dem Sie sich aufhalten, oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden. In Baden-Württemberg ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in 70173 Stuttgart
Sie haben das Recht, gegebene Einwilligungen jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn Sie Einwilligungen widerrufen, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein und löschen Ihre hierfür verarbeiteten Daten, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder ein Rechtsgrund für die weitere Verarbeitung gegeben ist.
Werden Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO erhoben (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen), steht Ihnen das Recht zu, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.