Datenschutz | Information zu Videokonferenzen per MS Teams

Information zum Datenschutz für Telefon- oder Videokonferenzen

1. Sie erhalten per Email einen Einladungslink, über den Sie sich direkt zur Videokonferenz über das System „Teams“ von Microsoft einwählen können. Beim Zutritt zu unserem Konferenzraum bitten wir Sie, einen frei gewählten Teilnehmernamen und gegebenenfalls das von uns vergebene Passwort einzugeben. Mikrofon und Kamera sind beim Zutritt ausgeschaltet und können von Ihnen aktiv eingestellt werden.
2. Bei der Nutzung des Videokonferenzsystems werden neben dem Teilnehmernamen weitere Daten von Ihnen verarbeitet: Vor- und Nachname, betriebliche E-Mailadresse, ggf. Audio-, Video- oder Chatinhalte, IP-Adresse, Name des Meetings und ggf. Passwort, ggf. Profilbild, Geräte-/Hardware-Informationen, Beginn und Ende sowie Dauer der Konferenz sowie ggf. von Ihnen während der Konferenz zur Verfügung gestellte personenbezogenen Daten.
3. Ihre Daten werden von uns zu dem Zweck verarbeitet, Telefon- oder Videokonferenzen mit Ihnen durchzuführen und Ihnen hierfür einen Einladungslink per E-Mail zuzusenden. Die Kommunikation geschieht ausschließlich unter Einsatz einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung. Gesprächs- und Videodaten werden weder aufgezeichnet noch an Dritte übermittelt. Sofern Sie die Telefon- oder Videokonferenz nicht über „Teams“ führen möchten, können wir Ihnen ein Telefonat anbieten.
4. Werden die Konferenzen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage, in allen anderen Fällen unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Falls wir das Gespräch aufnehmen möchten, bitten wir Sie vorher um Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Wir verarbeiten personenbezogene Daten in unserem berechtigten Interesse Qualitätsstandards unseres Unternehmens auch in der aktuell herrschenden Ausnahmesituation weiterhin gewährleisten zu können und um Ihnen wie gewohnt zur Verfügung zu stehen.
5. Personenbezogenen Daten werden zu den oben genannten Zwecken so lange gespeichert, wie hieran ein berechtigtes Interesse besteht oder rechtliche Verpflichtungen sowie etwaige daraus resultierende Ansprüche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen.
6. Für die Durchführung der Telefon- oder Videokonferenzen nutzen wir das System „Teams“, ein Dienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399 USA. Die Microsoft Corporation verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der mit uns bestehenden Auftragsverarbeitung. Die Speicherung Ihrer Daten bei Microsoft erfolgt für die Dauer bis wir die Zusammenarbeit einstellen, die Löschung anweisen oder Sie der Verarbeitung widersprechen. Microsoft kann Ihre Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Konferenzsystems und der Darstellung. Die Nutzung der Daten zum Zwecke des Benutzerprofilings oder für Werbung oder ähnliche kommerzielle Zwecke durch die Microsoft Corporation erfolgt ausdrücklich nicht. Die Datenschutzbestimmungen der Microsoft Corporation finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement. Im Rahmen der Verarbeitung können Ihre personenbezogenen Daten an einen Server der Microsoft Corporation in den USA übertragen werden. Für Fälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, hat sich Microsoft dem EU-US Privacy Shield unterworfen privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000KzNaAAK. Die Zertifizierung bestätigt nach dem Durchführungsbeschluss der EU Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau.
7. Informationen zum Verantwortlichen gem. Art. 4 Nr. 7 DSGVO finden Sie in der Signatur der E-Mail. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der E-Mail-Adresse Datenschutz@ines.ch oder über unsere Kontaktdaten als verantwortliche Stelle.
8. Sie haben uns gegenüber ein Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Sofern die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen (Art. 7 Abs. 2 DSGVO). Durch den Widerruf wird die Rechtmässigkeit, der bis dahin erfolgten Verarbeitung, nicht berührt. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein. Werden Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, steht Ihnen das Recht zu aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die entsprechende Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen hierfür nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe vor die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Ausübung oder Verteidigung von Rechten. Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen Vorschriften der DSGVO verstösst (Art. 77 DSGVO). In Baden-Württemberg ist die zuständige Aufsichtsbehörde der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Königsstraße 10a, 70173 Stuttgart.