Wir informieren Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Terminplanungsdienstes „Microsoft Bookings“. Microsoft Bookings ist ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Verantwortliche Stelle
Für die Datenverarbeitung ist die ines GmbH, Byk-Gulden-Strasse 2, 78467 Konstanz, verantwortlich. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 (0)7531 942 95 20 oder per E-Mail an [email protected].
Datenschutzbeauftragter
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
reichert & reichert steuer- und rechtsberatungsgesellschaft mbH
Matthias Herkert (Datenschutzbeauftragter)
Max-Porzig-Straße 1
78224 Singen
Telefon: +49 (0)7531 81987-0
E-Mail: [email protected]
Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten
Wir nutzen „Microsoft Bookings“, um Präsenztermine mit Geschäftspartnern und Interessenten im Vorfeld eines Besuchs unseres Messestandes zu vereinbaren, zu planen und durchzuführen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient insbesondere der effizienten Terminvergabe, der Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen sowie der Kommunikation im Zusammenhang mit dem jeweiligen Termin.
Datenkategorien, die wir verarbeiten
Bei der Nutzung von „Microsoft Bookings“ werden insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Datum und Uhrzeit des Termins, Familienname, Vorname und E-Mail-Adresse der buchenden Person, Angaben zur Terminart, Angaben zur zuständigen Ansprechperson in unserem Unternehmen, ggf. Dauer des Termins, ggf. Anschrift der buchenden Person, von Ihnen freiwillig angegebene Notizen, Anmerkungen oder Hinweise zum Termin und dessen Inhalten sowie technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse und Protokolldaten, soweit diese für die Bereitstellung des Dienstes erforderlich sind.
Welche Angaben im Einzelfall verpflichtend oder freiwillig sind, ergibt sich aus der Kennzeichnung der Eingabefelder im Buchungsformular.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Ihren Widerruf richten Sie gerne direkt an unseren Datenschutzbeauftragten oder über die oben genannten Kontaktdaten an die verantwortliche Stelle.
Interne und externe Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern
Ihre Daten werden intern nur an Personen weitergegeben, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen, insbesondere zur Planung, Durchführung und ggf. Nachbereitung der Termine, oder die diese Personen dabei unterstützen.
Darüber hinaus setzen wir Microsoft im Rahmen einer Auftragsverarbeitung ein. Für die Bereitstellung und den Betrieb des Dienstes „Microsoft Bookings“ können personenbezogene Daten an die Microsoft Corporation mit Sitz in den USA oder an weitere Unternehmen der Microsoft-Unternehmensgruppe übermittelt werden, oder Microsoft kann Zugriff auf diese Daten erhalten, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn und soweit dies zur Durchführung des jeweiligen Termins erforderlich ist (z. B. für personalisierte Messekarten zum Zutritt zum Messegelände) oder Sie darin eingewilligt haben.
Datenverarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR
Wir haben Microsoft so konfiguriert, dass personenbezogene Daten der Buchenden grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) gespeichert werden. Es ist jedoch nicht ausgeschlossen, dass es im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 zu Zugriffen aus Drittstaaten (insbesondere den USA) kommt, etwa im Rahmen von Support- oder Administrationsleistungen.
Microsoft stützt solche Übermittlungen insbesondere auf die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 sowie auf eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework. Microsoft verpflichtet sich, personenbezogene Daten nach den Vorgaben der DSGVO zu schützen und ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.
Während der Übertragung über das Internet sind Ihre Daten durch eine Transportverschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Kriterien für die Löschung der Daten
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Termin- und Kontaktdaten werden in der Regel gelöscht, sobald sie für die Terminplanung, die Durchführung und eine etwaige Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Fristen) entgegenstehen.
Bestehen vertragliche oder gesetzliche Ansprüche (z. B. Gewährleistungs- oder Haftungsansprüche), kann eine längere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sein.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Angabe der in Microsoft Bookings abgefragten Pflichtfelder ist für die Terminvereinbarung erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Termin über das System gebucht werden.
Es besteht jedoch keine Pflicht, Microsoft Bookings zu nutzen. Termine können alternativ auch telefonisch unter +49 (0)7531 942 95 20 oder per E-Mail an [email protected] vereinbart werden.
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
Ferner haben Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen und im gesetzlichen Umfang ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen oder unseres Datenschutzbeauftragten wenden.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Eine Liste der Landesdatenschutzbehörden finden Sie auf der Website der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit: www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.
Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation
Wir passen diese Datenschutzinformation an, sobald sich Änderungen unserer Datenverarbeitung oder der eingesetzten Dienste ergeben oder sonstige Anlässe dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit auf dieser Internetseite.